Livrer vite dans un environnement complexe

Lead Product Designer en mission de six mois chez France VAE, le service public de la validation des acquis de l’expérience, j’ai donné un cadre de travail à une équipe qui recevait des commandes politiques peu spécifiées. Résultat : un MVP employeur prêt à déployer, des priorités arbitrées avec une même matrice et deux prototypes IA livrés en une semaine.

Rôle: Lead Product Designer
Période: Décembre 2024 à juillet 2025
Cadre: Startup d’État, beta.gouv.fr
Périmètre: Stratégie produit, conception, recherche, design ops

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« Victor a rapidement compris la complexité de notre environnement et a su structurer les opérations design tout en livrant des fonctionnalités critiques. Sa capacité à naviguer les contraintes institutionnelles tout en maintenant des standards design élevés était remarquable. »

Boris Aimé-BauderliqueChargé de déploiement, France VAE

Synthèse

Contexte: France VAE est le service public national de la validation des acquis de l’expérience (VAE) : il permet aux citoyens sans diplôme de faire reconnaître officiellement leur expérience professionnelle et d’obtenir une certification. Le service touche plus de 100 000 candidats. Des fonctionnalités critiques naissaient souvent de commandes politiques aux spécifications peu abouties, dans une équipe qui travaillait en silos.
Mon rôle: Lead Product Designer en mission de six mois chez beta.gouv.fr. J’ai encadré le processus de l’équipe design, co-piloté la feuille de route avec la Lead PM et structuré la découverte pour que l’équipe de réalisation livre plus vite. Un rôle transverse sur tout le cycle produit.
Saisons mensuellesCycles d’un mois
Matrice de priorisationCo-conçue avec la Lead PM
Recherche utilisateur10 entretiens et ateliers
Design opsFigma et livraison
Réalisations et livrables: MVP VAE Collective
Prototype du parcours employeur pour la VAE collective, présentation commerciale et vidéo promotionnelle.
Opérations produit
Saisons d’un mois, cadre stratégique à trois niveaux et matrice de priorisation inter-équipes.
Recherche utilisateur
Base de connaissances, 10 entretiens modérés en 2 vagues et 2 rapports de synthèse.
Ateliers design thinking
Deux jours d’ateliers avec des accompagnateurs, plus des ateliers internes.
Expérimentation IA
Deux prototypes fonctionnels en une semaine : un chatbot de positionnement et un radar de compétences.
Livraisons UI
Refonte de la page d’accueil, moteur de recherche de certifications et vidéo de présentation pour le cabinet de la Ministre du Travail.

100 000+
Candidats servis par la plateforme: 10
Entretiens modérés, en 2 vagues: 1 semaine
Pour livrer deux prototypes IA fonctionnels

Livrer vite sans spécifications abouties

Dans un service public qui touche plus de 100 000 candidats, les demandes venaient souvent du politique avant que le besoin soit spécifié. L’équipe produit fonctionnait par à-coups : des priorités qui changeaient, des équipes en silos, une frontière floue entre explorer et exécuter. L’enjeu était double : livrer des fonctionnalités critiques et, en même temps, structurer la découverte et la feuille de route pour que les décisions se prennent plus vite.

Trois objectifs

Cadrer la découverte et la feuille de route pour décider plus vite
Livrer des fonctionnalités critiques malgré des spécifications incomplètes
Faire entrer les utilisateurs et les acteurs de terrain dans les décisions

Poser le cadre, écouter, co-concevoir

Je suis intervenu sur trois leviers, dans cet ordre : le fonctionnement de l’équipe, la connaissance des utilisateurs, puis le contact direct avec les accompagnateurs.

Un rythme commun : saisons d’un mois et matrice de priorisation

Les priorités changeaient souvent et les équipes travaillaient en silos. Avec la Lead PM, j’ai posé trois choses : des saisons d’un mois (25 % de préparation, 50 % d’exécution, 25 % de rétrospective), un cadre à trois niveaux (objectifs, initiatives, fonctionnalités) et une matrice de priorisation remplie par le produit, le métier, le design, le support et la tech. Chaque sujet reçoit un score à partir de critères partagés, et les équipes arbitrent avec la même grille.

Après : des contributeurs unifiés autour d’objectifs communs

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Une base de connaissances et dix entretiens sur le tableau de bord candidat

Les décisions produit se prenaient sans données utilisateurs consolidées, et les retours de terrain restaient dans des notes individuelles. J’ai centralisé une base de connaissances, puis mené dix entretiens modérés à distance, en deux vagues, sur le nouveau tableau de bord candidat. Les retours sont classés en gains rapides, bugs, problèmes UX et demandes de fonctionnalités, et deux rapports de synthèse ont été présentés en plénière. Les décisions s’appuient désormais sur des données qualitatives structurées.

Voir le rapport complet

Tableau de bord candidat testé avec les utilisateurs

Priorisation des retours de la première campagne de test

Rapport de synthèse de la campagne de test

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Deux jours d’ateliers avec les accompagnateurs

L’équipe produit n’avait pas de contact direct avec les accompagnateurs, qui jouent un rôle clé dans le parcours VAE. J’ai préparé et animé avec eux deux jours d’ateliers : un débat structuré sur une problématique métier, des thèmes prioritaires, de l’idéation sur les problèmes de la plateforme, puis des croquis de solutions. Ils sont devenus des partenaires actifs de la conception. Des ateliers internes ont complété la démarche : Crazy-8, évolution des notifications et audit des e-mails envoyés aux utilisateurs.

Atelier avec les accompagnateurs, jour 1

Atelier avec les accompagnateurs, jour 2

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Un MVP, des prototypes IA et une page d’accueil refondue

MVP VAE Collective : le parcours employeur

Les entreprises qui lancent une VAE collective n’avaient aucun outil dédié : les RH coordonnaient des cohortes de 10 à 90 candidats par e-mail, tableur et téléphone. Après deux semaines de découverte avec des responsables RH et des directeurs de centres de formation, j’ai consacré trois semaines à concevoir le prototype du parcours (déclaration de cohorte, invitation des salariés, suivi de progression, coordination avec les validateurs), une présentation B2B et une vidéo promotionnelle. L’offre est structurée et prête à déployer.

Ouvrir le prototype

Tableau de bord employeur cible (wireframe)

Présentation commerciale : le processus en quatre étapes

Présentation commerciale : retour sur investissement pour l’entreprise

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Expérimentation IA : deux prototypes en une semaine

55 % des candidats ne savent pas si la VAE leur convient, et beaucoup choisissent une certification par défaut. J’ai identifié des profils types et leurs freins, exploré plus de dix concepts, puis construit deux prototypes fonctionnels en une semaine : un chatbot de positionnement et un radar de compétences. L’initiative n’a pas été priorisée, mais les prototypes ont éclairé les décisions produit.

Essayer la démo du chatbot Essayer la démo du radar de compétences

Prototype de chatbot IA : positionnement VAE

Prototype de radar de compétences : orientation professionnelle

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Page d’accueil, recherche de certifications et vidéo pour le ministère

J’ai refondu la page d’accueil pour clarifier la proposition de valeur et simplifier l’entrée de chaque profil de candidat, puis retravaillé le moteur de recherche parmi plus de 16 000 certifications. Ma dernière réalisation est une vidéo de présentation du parcours candidat, montrée au cabinet de la Ministre du Travail.

Page d’accueil France VAE après la refonte — Page d’accueil, avant et après la refonte

Page d’accueil France VAE avant la refonte — Page d’accueil, avant et après la refonte

Vidéo de présentation du parcours candidat, pour le cabinet de la Ministre du Travail

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Résultats et enseignements

En six mois, l’équipe a gagné un cadre de décision partagé, une base de connaissances utilisateurs et une offre employeur prête à déployer. Un sujet reste ouvert : l’orientation assistée par l’IA, qui n’a pas été priorisée.

Composer avec les contraintes institutionnelles

Processus d’achat public, réglementation, vocabulaire institutionnel : chaque décision design tient compte d’un écosystème d’acteurs aux logiques différentes.

Structurer avant de produire

Dans un contexte à forte incertitude, investir dans le processus a plus d’effet que livrer des écrans supplémentaires.

Prototyper pour réduire les risques

Les prototypes IA ont permis de tester des hypothèses en une semaine plutôt que de spécifier pendant deux mois. Même non priorisés, ils ont éclairé les décisions produit.

Victor Soussan

Lead Product Designer

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